De vrees van iedere ondernemer, controle van de Belastingdienst. Ik hoorde van iemand die laatst aan de beurt was. Hij had met de inspecteur een interessante discussie gehad over de bewaarplicht. Want wat moet je nu allemaal wel en niet bewaren, hoe lang en vooral HOE. Voor mij zaten er een paar eye-openers en actiepunten tussen, voor jou misschien ook wel.
Digitalisering
Vanwege de steeds verder gaande digitalisering ontvang je natuurlijk bijna geen afschrift of factuur meer op papier. Je bank-mutaties lopen automatisch het boekhoudprogramma in en ga zo maar door. De inspecteur wil tijdens een controle echter gewoon de originele papieren afschriften of pdf’s van de bank kunnen inzien. Reden: je kunt de mutaties in je boekhoudprogramma gewoon zelf wijzigen en daarmee je hele boekhouding aanpassen. Download dus regelmatig de bankafschriften als pdf en bewaar deze op een externe schijf of nog beter, in de Cloud.
Zoals je het ontvangt, moet je het bewaren.
Ontvang je een factuur op papier, dan moet je de papieren versie bewaren. Facturen die als pdf aan je worden gemaild, bewaar je als pdf. Ik print altijd alles uit en stop het in een map – lekker old-school. Maar wat blijkt nu, ik moet dan dus ook de pdf’s als digitaal bestand bewaren!
Je boekhouder is niet de belastingdienst
Administratie die je naar je boekhouder stuurt of brengt is alleen voor het opstellen van de administratie – hiervoor mag je scans, prints et cetera gebruiken. Voor de bewijsvoering bij controle van de belastingdienst kan de belastingdienst altijd vragen naar de originele facturen. Hetzelfde geldt voor bonnetjes, maar omdat de bedragen die hiermee gemoeid zijn meestal wat lager zijn, zullen ze daar wat coulanter mee zijn. Gooi dus geen papieren facturen en bonnetjes weg omdat je al een scan op je computer hebt staan!
7 jaar bewaarplicht
De Belastingdienst eist van ondernemers dat ze hun administratie 7 jaar bewaren, dat geldt zowel voor de BTW- als de inkomstenbelasting. Naast facturen en bonnetjes gaat het dan over je debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, grootboek en voorraadadministratie. Maar bijvoorbeeld ook je agenda! Deze bewaartermijn gaat in NA AFLOOP van het boekjaar. Alles wat je in 2017 boekt, mag dus pas in 2025 worden weggegooid.
Geen excuses
Je hebt bewaarplicht, het moet dus echt; diefstal, een computercrash of brand is geen excuus om bij een controle de juiste gegevens niet te kunnen overleggen. Let er ook op dat je digitale gegevens nog toegankelijk zijn en houd er rekening mee bij updates dat je de oude gegevens eventueel moet omzetten om ze later nog te kunnen inkijken.
Meer informatie
Natuurlijk zijn er uitzonderingen op deze regels, zo moet je de gegevens van onroerende zaken bijvoorbeeld 10 jaar bewaren. Lees meer over de bewaarplicht op de site van de Belastingdienst of overleg met je boekhouder of administratiekantoor.
Vivian Vertelt is een initiatief van administratiekantoor Buro Freecon gevestigd in Capelle aan den IJssel en Rotterdam. Meer info? www.administratiekantoorregiorotterdam.nl
Het bericht Bewaarplicht voor de Belastingdienst verscheen eerst op Vivian Vertelt.
Source: freecon