Als ondernemer verstuur je heel wat facturen voor het regelen van de betaling voor je diensten. Helaas komt het maar al te vaak voor dat deze facturen niet binnen de afgesproken termijn worden betaald. Wat kun je doen om een hoop gedoe en problemen te voorkomen?
Risico inventarisatie
Nieuwe klanten zijn natuurlijk altijd welkom, maar het kan geen kwaad om het klantenrisico van deze opdrachtgevers te controleren. Er kan bijvoorbeeld gekeken worden naar betalingsachterstanden, abonnementen en leningen. Je kunt je hiervoor aanmelden mij het Bureau Krediet Registratie, maar er zijn ook enkele particuliere organisaties, vaak gekoppeld aan incassobureaus, waar je voor dit soort informatie terecht kunt.
Betalingstermijn vermelden
Het lijkt een beetje een open deur, maar het schept een hoop duidelijkheid. Een factuur moet altijd aan een aantal voorwaarden voldoen en het vermelden van de factuurdatum en betalingstermijn zijn daar twee belangrijke van. De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, tenzij hierover andere afspraken met de opdrachtgever zijn gemaakt.
Eerste herinnering versturen
Mocht de betaling na het verstrijken van de termijn onverhoopt nog niet ontvangen zijn, dan kan je beginnen met het verzenden van een eerste herinnering. Aangezien je nog niet weet wat de reden is van het ontstaan van de betalingsachterstand, is de toon zakelijk maar vriendelijk. Het kan namelijk echt zo zijn dat het betalen van de factuur per abuis nog niet is gebeurd. Vaak betaalt de opdrachtgever bij een dergelijke eerste herinnering de rekening alsnog zo spoedig mogelijk.
Telefonisch contact
Mocht er een week na het versturen van de eerste herinnering nog geen betalingsactie zijn ondernomen, dan is het tijd voor een tweede herinnering. Telefonisch contact is persoonlijker, staat vriendelijker en vergroot de kans op een snelle betaling.
Tweede herinnering
Is de klant telefonisch niet te bereiken of wordt de mondelinge betalingsovereenkomst niet nagekomen, dan kan je een tweede herinnering gaan versturen. Het is zaak om, hoe frustrerend de situatie ook is, ook in deze herinnering zakelijk en beleefd te blijven. Ga in deze brief niet je frustraties uiten, maar zorg wel dat je heel duidelijk bent naar de wanbetaler. Wordt de situatie nu niet snel opgelost, dan zullen er verdere stappen ondernomen moeten worden.
Inschakelen incassobureau
Is de klant nog steeds niet wakker geschud? Dan is er geen andere optie dan het inschakelen van een incassobureau en de debiteur in gebreke te stellen. De klant moet hiervan wel op de hoogte worden gesteld. Vergeet ook niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor zijn of haar rekening zullen komen.
Stap naar de rechter
De allerlaatste stap is die naar de rechtbank. Zorg dat je zakelijke rechtsbijstandsverzekering goed geregeld is en je je goed laat adviseren en ondersteunen door een juridisch adviseur. Deze zal je helpen met het sturen van een dagvaarding waarmee de klant voor de rechter wordt gedaagd. Vaak zorgt alleen deze dagvaarding er al voor dat de rekening alsnog wordt voldaan.