Algemene voorwaarden, toch (weer) even naar kijken

algemene voorwaarden vivian vertelt

Algemene voorwaarden, een must-have voor elke ondernemer? Wat doen eigenlijk de ‘kleine lettertjes’? Algemene voorwaarden zijn bepalingen met betrekking tot algemene zaken die bedoeld zijn om in de overeenkomst op te nemen. Ze worden schriftelijk vastgelegd. Je gebruikt algemene voorwaarden zowel bij business tot business overeenkomsten als bij levering aan consumenten. Wist je trouwens dat je NIET verplicht bent om algemene voorwaarden te hebben? Maar het is wel verstandig, lees maar verder…

Eenvoud

Een tijdje geleden sprak ik Simone Hoogma die zich (naast nog heel wat andere werkzaamheden) voor kleine ondernemers bezighoudt met het opstellen van algemene voorwaarden. Ze legde me het heel duidelijk uit; elke keer als je een contract aangaat, kan je natuurlijk in dat contract een enorme opsomming maken van uitsluitingen, aansprakelijkheid, afspraken, betalingsvoorwaarden, garanties en klachtenprocedures. Je kunt het ook anders en een stuk eenvoudiger doen. Een klein contract – ook wel het kernbeding – met de dienst en de prijs en eventuele specifieke bepalingen PLUS je algemene voorwaarden, waarin je de rechten en plichten van jou en je klant vastlegt. Deze algemene voorwaarden moeten dan wel aan je klant kenbaar gemaakt worden. Alleen op je website zetten is niet voldoende. Stuur ze bijvoorbeeld mee met het contract.

Must-have

Algemene voorwaarden zijn dus echt wel een must-have. Ze verkleinen jouw ondernemersrisico. Zo kan je je aansprakelijkheid beperken door middel van je algemene voorwaarden. (Overdrijf hier niet in, want dan kan de rechter je algemene voorwaarden vernietigen) Ook kan je betalingstermijnen en –voorwaarden vastleggen. Zo heb je een poot om op te staan wanneer betaling uitblijft. Algemene voorwaarden bieden, net als ieder contact, houvast voor beide partijen in verschillende scenario’s: Wat doen we als dat en dat zich voordoet?
Denk bijvoorbeeld aan garantie. Dit geldt voor levering van goederen, maar kan natuurlijk ook ingezet worden wanneer je bijvoorbeeld cursussen organiseert en je onverhoopt verhinderd bent. Je hebt dan als het goed is, in je algemene voorwaarden opgenomen hoe je hiermee omgaat; vervalt de lesdag of mag ‘ie worden ingehaald?

Opstellen

Hoe stel je nu algemene voorwaarden op? ‘Copy-pasten’ van een ‘concullega’? Dat is natuurlijk weinig chique. Ik heb wel eens een exemplaar gezien waar zelfs de naam van de concurrent niet was vervangen. Dat kan een serieuze schending van auteursrechten opleveren. Een andere mogelijkheid is het gebruiken van standaard voorwaarden van jouw branchevereniging. Een goede optie, maar misschien wat te algemeen. Je zou alle scenario’s moeten langslopen die gelden voor jouw bedrijf – waar kan het allemaal misgaan? En hoe ga je daar vervolgens mee om. Vaak is het moeilijk om als ondernemer op zo’n manier over je bedrijf na te denken. Dan is het handig om hulp in te roepen van iemand als Simone die er met een juridische pet op naar kijkt en je wijst op de mogelijke gevaren en de oplossingen die hiervoor voorhanden zijn.

Deponeren?

De Kamer van Koophandel schrijft er het volgende over: “Uw algemene voorwaarden kunt u deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de Rechtbank. Dat is geen verplichting, maar kan wel handig zijn. Op deze manier zijn ze opvraagbaar, hebben ze een sterkere bewijsfunctie en het komt professioneel over. “
Het kost echter ook weer wat. Zo ben je €123 kwijt voor het deponeren van je voorwaarden bij de Rechtbank. Deponeren bij de KvK kost 18 euro per algemene voorwaarden per kalenderjaar. (maar let op, een vertaling kost bijvoorbeeld ook weer €18,-)
Ik zou zeggen – laat je eerst adviseren voordat je overgaat tot deponeren.

Tip

Nog een tip van Simone: lees je voorwaarden een keer per jaar even door (mooi klusje voor de kerstvakantie!) Ben je het afgelopen jaar tegen iets aangelopen dat je had kunnen voorkomen door een duidelijke omschrijving van dat scenario in je algemene voorwaarden? Is alles nog ‘in sync’ met je huidige bedrijfsvoering of moet je her en der iets aanpassen?

Het bericht Algemene voorwaarden, toch (weer) even naar kijken verscheen eerst op Vivian Vertelt.

Source: freecon

Van elke ondernemer kan je iets leren. Daarom portretteert Buro Freecon veel lokale ondernemers en schrijven wij hun verhaal voor jou. Misschien ken je ze wel en vertellen ze zaken die ook goed voor jouw bedrijf zijn. Doe er je voordeel mee! En wil je ook een gratis portret, stuur even een mailtje dan nemen we contact met je op.

Klik hier voor alle portretten.